Budimo iskreni – većini vlasnika poliklinika financijske analize, a pogotovo kreiranje budžeta, nije na listi prioriteta. Načelno shvaćaju da je navedeno bitno i/ili korisno, ali nikako da se napusti trenutni status quo vođenja poslovanja bez detaljnog praćenja poslovanja. Većina planira navedeno i pokrenuti, međutim nikako da se pomakne na listi prioriteta.
Ono što ću pokušati obuhvatiti u ovom članku jest zašto budžet zaslužuje pomicanje na hitnije zadatke, kao i kako pristupiti kreiranju budžeta.
Poznavanje svojih brojeva i financijskih podataka svoje poliklinike i stvaranje realističnog budžeta ključni su za bilo koji uspješan posao, posebno za polikliniku/ordinaciju koja naplaćuje usluge izravno “retail” pacijentima. Zašto je to tako? Navedeni tip poliklinike mora opstati s mnogo manje pacijenata nego bilo koji drugi model.
To može biti velika prednost jer vam daje više vremena za složene zahvate i omogućuje stvaranje autentičnih odnosa s vašim pacijentima, odnosno klijentima. No to također znači da morate biti vrlo oprezni s budžetiranjem jer se navedeno odnosi na punjenje rasporeda, plaće i broj pacijenata koje morate vidjeti svaki dan kako biste bili profitabilni.
Točan budžet donosi i druge koristi. Jedna od najvećih je spoznaja posluje li poliklinika sukladno očekivanjima koje ste si zadali pri kreiranju budžeta. Stres koji dolazi od toga da ne znate koliko novca dugujete i imate li dovoljno da platite račune nešto je što biste svakako trebali izbjeći. Račune možete plaćati prema tome “što je ostalo” nasuprot budžetu koji proizlazi iz postavljanja realističnih ciljeva. Poznavanje svojih brojeva i onoga što trebate financijski prodati od usluga da biste platili račune i platili sebi mnogo je manje stresno od rada u neznanju.
Vrlo je teško u kratkom članku u potpunosti opisati proces izrade budžeta pa ću vam pružiti osnovne smjernice za izradu vlastitog budžeta. Ako pokrećete novu ordinaciju, izrada novog budžeta je temeljeno prvenstveno na pretpostavkama jer nemate prethodne podatke za buduće izračune. Ako već neko vrijeme radite i konačno ste spremni ozbiljno se posvetiti svojim brojkama, ovaj zadatak malo je lakši.
Odakle započeti s budžetom
Postoji nekoliko modela izrade budžeta, međutim fokusirat ćemo se na onu od jednostavnijih i koje su najčešće u upotrebi – inkrementalni budžet.
Prvi korak u izradi budžeta jest pregled prošlih financijskih rezultata. Potrebno je analizirati prihode koje je poliklinika ostvarila u prethodnoj godini ili razdoblju te popisati sve rashode. Prihodi mogu uključivati naplate od privatnih pacijenata, osiguravajućih kuća, ugovore s HZZO-om ili druge izvore. Rashodi obuhvaćaju troškove poput plaća zaposlenika (te ostalih troškova zaposlenika), medicinskih materijala, najma prostora, komunalnih usluga, usluga laboratorija, osiguranja, održavanja i drugih operativnih troškova.
Napravite popis svih kategorija koje su specifične za vašu polikliniku. Nemojte smetnuti s uma da je usporedba ostvarenja s budžetom također bitna te da podijelite prihode i troškove u one kategorije koje će vam kasnije pomoći u praćenju te donošenju odluka, pogotovo u slučaju negativnih odstupanja ostvarenja u odnosu na budžet.
Postavljanje financijskih ciljeva
Nakon analize prošlih rezultata, važno je definirati jasne financijske ciljeve za narednu godinu ili razdoblje. Ciljevi mogu biti različiti, ovisno o planovima i potrebama poliklinike. Primjeri ciljeva mogu biti povećanje prihoda za određeni postotak, optimizacija troškova ili ulaganje u nove medicinske uređaje. Postavljanje ciljeva pomaže u usmjeravanju budžeta i donošenju financijskih odluka. Ciljevi trebaju biti realni i ostvarivi s obzirom na trenutno poslovanje poliklinike. Postavljanje previsokih ili nedostižnih ciljeva može demotivirati tim i izazvati financijske probleme. Na primjer, ako je poliklinika u prošloj godini ostvarila povećanje prihoda za 5 %, nije realno očekivati da se to poveća za 50 % u idućoj godini. Također, ciljevi moraju biti relevantni za poslovanje poliklinike i usklađeni s dugoročnom vizijom. Ako poliklinika planira proširiti usluge na novi specijalistički pregled, financijski cilj mogao bi biti postizanje profitabilnosti unutar prve godine od uvođenja te usluge.
Procjena budućih prihoda
Sljedeći je korak procjena očekivanih prihoda u nadolazećem razdoblju. Važno je biti realan i konzervativan prilikom izrade projekcija uzimajući u obzir moguće promjene u tržištu, konkurenciji, broju pacijenata ili zakonodavnim promjenama koje mogu utjecati na poslovanje. Također je korisno predvidjeti moguće sezonske oscilacije u prihodima.
Jedan od glavnih čimbenika koji utječe na prihod poliklinike je broj pacijenata koji dolaze na pregled ili tretman. Kako bi se pravilno procijenio budući prihod, potrebno je analizirati trenutni broj pacijenata, trend rasta/pada te potencijal rasta. Cijene usluga također imaju značajan utjecaj na prihod. Procjena budućih prihoda uključuje razmatranje trenutnih cijena usluga, mogućnosti povećanja cijena te utjecaj konkurencije. Potrebno je uzeti u obzir i ostale varijable poput utjecaja tržišta i gospodarskih uvjeta, uvođenja novih usluga, sezonskih utjecaja itd.
Planiranje troškova
Nakon što su definirani ciljevi i procijenjeni prihodi, potrebno je oprezno planirati troškove. U ovom koraku treba razmotriti sve troškove koje će poliklinika imati u nadolazećem razdoblju. Cilj je, naravno, osigurati da rashodi ne prelaze procijenjene prihode.
Ako rashodi nisu pravilno planirani, poliklinika se može suočiti s problemima likvidnosti ili neefikasnim upravljanjem resursima, što može dovesti do smanjenja profitabilnosti. Navedeni dio poprilično je širok te je teško u jednome članku obuhvatiti sve što je bitno za ovaj korak procesa, međutim planiranje troškova bitan je dio cijelog procesa.
Financijske informacije
Financijske informacije jednim dijelom može pripremiti računovođa, međutim nemojte očekivati da će računovođa pripremiti i budžet (jer to uobičajeno nije uloga ni zadatak računovođe). Drugi set podataka može se povući iz glavnog IT sustava kojim se poliklinika koristi (broj pregleda u određenom razdoblju podijeljen po doktorima, prihodi, popunjenost rasporeda itd.).
Praćenje budžeta
Izrada budžeta nije jednokratni proces. Nakon što je budžet napravljen, potrebno ga je redovito pratiti i prilagođavati prema potrebama. Svaki mjesec ili kvartal trebali biste uspoređivati stvarne prihode i rashode s planiranim te analizirati eventualna odstupanja. Na temelju toga možete prilagoditi financijske planove kako bi poliklinika ostala na pravom putu.
Izrada budžeta ključan je korak u osiguravanju uspjeha poliklinike. Detaljnom analizom prihoda i rashoda, postavljanjem ciljeva, planiranjem budućih troškova i redovitim praćenjem budžeta, možete osigurati stabilnost poslovanja i ostvarivanje financijskih ciljeva. S dobrim planiranjem, poliklinika će biti u boljoj poziciji da odgovori na izazove i iskoristi prilike za rast.
Upravljanje financijama poliklinike može biti složen proces koji zahtijeva pažljivu analizu i stručno planiranje. Iako mnogi vlasnici i menadžeri poliklinika imaju osnovno razumijevanje financijskog poslovanja, angažiranje financijskog savjetnika može značajno unaprijediti proces izrade i prilagodbe budžeta. Stručni financijski savjetnik može pomoći u detaljnoj analizi prihoda i troškova, identificiranju ključnih područja za optimizaciju te osigurati da poliklinika postigne financijsku stabilnost i dugoročne ciljeve
Autor: Nikola Smolčić
Objavljeno u časopisu Dental Tribune Hr 3-2024