Učinkovito delegiranje unutar stomatološke ordinacije

Učinkovito delegiranje jedna je od zahtjevnijih menadžerskih vještina i ujedno jedna od najvažnijih osobina modernog vođe. Umijeće delegiranja možemo definirati kao skup znanja, vještina, motivacije i ponašanja.

Delegiranje znači ovlastiti druge osobe da donose odluke i obavljaju zadatke.

Kako to izgleda u praksi ordinacije, poliklinike?

Većina doktora i vlasnika ordinacija ima mala ili nikakva menadžerska znanja i iskustva. Kroz sustav obrazovanja nisu se imali priliku susresti s takvim vještinama, već menadžerske zadatke obavljaju intuitivno. Jako je teško upravljati sobom, a kada moramo upravljati i drugim ljudima, tu može doći do kratkog spoja u komunikaciji i delegiranju zadataka.

Zato je dobro obratiti pažnju na neke ključne stvari.

Kada učinkovito delegiramo zadatak, tada omogućujemo i zaposlenicima učinkovito obavljanje zadataka, s time da vlasnik ili nadređeni nije izravno uključen u obavljanje istog.

Zadaci međutim ostaju odgovornost vlasnika/menadžera ili nadređenog. Rezultat ove odgovornosti je da nadređeni ne mogu jednostavno okriviti svoje zaposlenike za loše obavljen posao, već moraju „biti vlasnici problema“ i pritom ipak dati nekomu da obavi posao.


Bez obzira na to koliko posla ljudi mogu obaviti, bez obzira na to koliko su fascinantni kao osobe, ljudi neće daleko napredovati u poslu ako ne mogu obavljati posao putem drugih ljudi.

Plaćeni oglas
Plaćeni oglas

Kod procesa delegiranja, vašem zaposleniku moraju biti jasne dvije stvari:

1. Što se točno od njega očekuje da radi; što je njegov posao i odgovornost.

2. Kako izgleda dobar učinak; kako izgleda kad je njegov posao dobro, a kako kada je loše obavljen.

Zašto je većini delegiranje jako težak zadatak?

Može biti mnogo uzroka, npr. nadređeni se nerado odriču svoje uloge; zaposleni nisu dovoljno dobro obučeni; zaposlenima se ne može vjerovati; na kraju je ipak nadređeni odgovoran; brže je kad se stvari samostalno obave; nadređeni rado sam obavlja posao. 

Delegiranje na početku predstavlja znatno ulaganje vremena koje je potrebno za davanje uputa i obrazovanje zaposlenika, tako da vlasnici/menadžeri moraju pokazati strpljenje pri delegiranju. No ako to dobro obavite, bit ćete nagrađeni s više vremena i zadovoljnijim zaposlenicima. 

Delegiramo zadatke koji se svakodnevno ponavljaju – rutinske zadaće, nevažne odluke – koje se često pojavljuju, zadaci koji nadređenom oduzimaju puno vremena i zadaci za koje su zaposleni više kvalificirani nego nadređeni. Nikada ne delegiramo pružanje pozitivnih i negativnih povratnih informacija zaposlenima, održavanje radnog «morala», područja povjerenja, razgovore o plaćama.

Pet konkretnih smjernica za uspješno delegiranje:

1. CILJ ZADATKA MORA BITI JASAN I POTPUN

Pitanje na koje sami morate naći odgovor je: ŠTO treba učiniti?
Ako niste sigurni, nađite pojašnjenje prije nego što počnete delegirati zadatak.

2. ODREDITE TKO JE ODGOVORAN ZA OBAVLJANJE ZADATKA

Pitanje na koje trebate odgovoriti je: TKO je odgovoran?
Ovo je pitanje osobito važno kada se zadatak delegira skupini ljudi ili onima koji su upravo završili smjenu i odlaze kući.

3. ODREDITE ROKOVE

Ovo je pitanje KADA zadatak treba biti napravljen.
Odredite rokove tako da budu realistični, a da istodobno predstavljaju izazov. Pitajte svoje zaposlenike što je moguće, mogu li zadatak odraditi u planiranom roku?

4. RECITE ZAPOSLENICIMA KAKO ŽELITE DA ZADATAK BUDE OBAVLJEN

Veliki izazov predstavlja reći KAKO želite da zadatak bude obavljen, a da ne kažete svojim zaposlenicima točno što učiniti.

Potaknite ih da preuzmu inicijativu jer će inače uvijek ovisiti o vama u svakoj fazi obavljanja zadataka. Istovremeno, uvjerite se da vaši zaposlenici imaju podršku koja im je potrebna da bi bili uspješni i sve potrebne resurse kao što su materijali, instrumenti, informacije i sl.

5. OBJASNITE ZAŠTO SE ZADATAK OBAVLJA

Pitanje na koje trebate znati odgovoriti je: ZAŠTO se zadatak obavlja?
Objasnite važnost zadatka ili kako on utječe na druge stvari. Najčešća i jedna od najvećih pogrešaka nadređenih je netransparentnost kod delegiranja. 

Kada se ne zna zašto se nešto radi, to izaziva veliku frustraciju i nezadovoljstvo kod zaposlenika i naravno poslije kod nadređenog jer nije zadovoljan rezultatima delegiranog zadatka. Ne dopustite da vaši zaposlenici ne znaju zašto rade nešto na određen način i zbog čega ste im delegirali određeni zadatak.

VAŽNO

Važno: prije nego što delegirate zadatak, odgovorite na ovih pet pitanja: 

ŠTO treba učiniti?

TKO je odgovoran?

DO KADA treba završiti, odredite rokove?

KAKO! želite da zadatak bude obavljen?

ZAŠTO se zadatak obavlja?

VAŽNO

Delegiranje ne završava u trenutku prenošenja zadatka i ovlasti. Zato je važno učiniti sljedeće korake nakon delegiranja.

Dajte pisani opis ako je moguće i ako odgovara situaciji. Veća je vjerojatnost da će zadatak biti obavljen ako zaposlenik ima pisani opis onoga što se traži od njega.
Nadgledajte u odgovarajućim vremenskim razmacima, povremeno provjerite kako zadaci napreduju. Što je zadatak važniji ili što ima više koraka, to ćete više trebati nadgledati.

Pružite pomoć zaposlenicima kada je trebaju i predviđajte probleme. Ako vaši zaposlenici naiđu na probleme, važno je da znaju kako želite da vam se jave da im možete pomoći. Razgovarajte sa zaposlenicima o problemima koji se mogu pojaviti i provjerite znaju li zaposlenici što učiniti u takvim okolnostima.

Obavijestite ostale zaposlenike tko obavlja određeni zadatak. Ovo je vrlo značajno, posebno kada od nekoga tražite da obavi zadatak koji je obično posao druge osobe.

Zahtijevajte potpun i kvalitetan posao. Kada zaposlenik obavi zadatak, provjerite je li dobro i potpuno odrađen. Ne dozvolite da posao bude napola obavljen jer bi to značilo da je u budućnosti dopustivo loše napraviti posao ili improvizirati.

Tko hoće nešto da učini, nađe način, tko neće ništa da učini, nađe opravdanje.

 

Autor: Ivica Kocman, business trainer

Plaćeni oglas

Kontakt

O nama

Dental Media Grupa d.o.o. specijalizirana je marketinška agencija u dentalnoj djelatnosti s jasnom vizijom pružanja kvalitetne i potpune usluge krajem korisniku.
Od 2007. godine nosioci smo franšize vodećeg svjetskog stručnog časopisa Dental Tribune International za Hrvatsku.

Mi smo tu radi vas.

Prijava za newsletter

* označena polja su obavezna