Učinkovito delegiranje unutar stomatološke ordinacije
Učinkovito delegiranje jedna je od zahtjevnijih menadžerskih vještina i ujedno jedna od najvažnijih osobina modernog vođe. Umijeće delegiranja možemo definirati kao skup znanja, vještina, motivacije i ponašanja.
Delegiranje znači ovlastiti druge osobe da donose odluke i obavljaju zadatke.
Kako to izgleda u praksi ordinacije, poliklinike?
Većina doktora i vlasnika ordinacija ima mala ili nikakva menadžerska znanja i iskustva. Kroz sustav obrazovanja nisu se imali priliku susresti s takvim vještinama, već menadžerske zadatke obavljaju intuitivno. Jako je teško upravljati sobom, a kada moramo upravljati i drugim ljudima, tu može doći do kratkog spoja u komunikaciji i delegiranju zadataka.
Zato je dobro obratiti pažnju na neke ključne stvari.
Kada učinkovito delegiramo zadatak, tada omogućujemo i zaposlenicima učinkovito obavljanje zadataka, s time da vlasnik ili nadređeni nije izravno uključen u obavljanje istog.
Zadaci međutim ostaju odgovornost vlasnika/menadžera ili nadređenog. Rezultat ove odgovornosti je da nadređeni ne mogu jednostavno okriviti svoje zaposlenike za loše obavljen posao, već moraju „biti vlasnici problema“ i pritom ipak dati nekomu da obavi posao.
Bez obzira na to koliko posla ljudi mogu obaviti, bez obzira na to koliko su fascinantni kao osobe, ljudi neće daleko napredovati u poslu ako ne mogu obavljati posao putem drugih ljudi.
Kod procesa delegiranja, vašem zaposleniku moraju biti jasne dvije stvari:
1. Što se točno od njega očekuje da radi; što je njegov posao i odgovornost.
2. Kako izgleda dobar učinak; kako izgleda kad je njegov posao dobro, a kako kada je loše obavljen.
Zašto je većini delegiranje jako težak zadatak?
Može biti mnogo uzroka, npr. nadređeni se nerado odriču svoje uloge; zaposleni nisu dovoljno dobro obučeni; zaposlenima se ne može vjerovati; na kraju je ipak nadređeni odgovoran; brže je kad se stvari samostalno obave; nadređeni rado sam obavlja posao.
Delegiranje na početku predstavlja znatno ulaganje vremena koje je potrebno za davanje uputa i obrazovanje zaposlenika, tako da vlasnici/menadžeri moraju pokazati strpljenje pri delegiranju. No ako to dobro obavite, bit ćete nagrađeni s više vremena i zadovoljnijim zaposlenicima.
Delegiramo zadatke koji se svakodnevno ponavljaju – rutinske zadaće, nevažne odluke – koje se često pojavljuju, zadaci koji nadređenom oduzimaju puno vremena i zadaci za koje su zaposleni više kvalificirani nego nadređeni. Nikada ne delegiramo pružanje pozitivnih i negativnih povratnih informacija zaposlenima, održavanje radnog «morala», područja povjerenja, razgovore o plaćama.
Pet konkretnih smjernica za uspješno delegiranje:
1. CILJ ZADATKA MORA BITI JASAN I POTPUN
Pitanje na koje sami morate naći odgovor je: ŠTO treba učiniti?
Ako niste sigurni, nađite pojašnjenje prije nego što počnete delegirati zadatak.
2. ODREDITE TKO JE ODGOVORAN ZA OBAVLJANJE ZADATKA
Pitanje na koje trebate odgovoriti je: TKO je odgovoran?
Ovo je pitanje osobito važno kada se zadatak delegira skupini ljudi ili onima koji su upravo završili smjenu i odlaze kući.
3. ODREDITE ROKOVE
Ovo je pitanje KADA zadatak treba biti napravljen.
Odredite rokove tako da budu realistični, a da istodobno predstavljaju izazov. Pitajte svoje zaposlenike što je moguće, mogu li zadatak odraditi u planiranom roku?
4. RECITE ZAPOSLENICIMA KAKO ŽELITE DA ZADATAK BUDE OBAVLJEN
Veliki izazov predstavlja reći KAKO želite da zadatak bude obavljen, a da ne kažete svojim zaposlenicima točno što učiniti.
Potaknite ih da preuzmu inicijativu jer će inače uvijek ovisiti o vama u svakoj fazi obavljanja zadataka. Istovremeno, uvjerite se da vaši zaposlenici imaju podršku koja im je potrebna da bi bili uspješni i sve potrebne resurse kao što su materijali, instrumenti, informacije i sl.
5. OBJASNITE ZAŠTO SE ZADATAK OBAVLJA
Pitanje na koje trebate znati odgovoriti je: ZAŠTO se zadatak obavlja?
Objasnite važnost zadatka ili kako on utječe na druge stvari. Najčešća i jedna od najvećih pogrešaka nadređenih je netransparentnost kod delegiranja.
Kada se ne zna zašto se nešto radi, to izaziva veliku frustraciju i nezadovoljstvo kod zaposlenika i naravno poslije kod nadređenog jer nije zadovoljan rezultatima delegiranog zadatka. Ne dopustite da vaši zaposlenici ne znaju zašto rade nešto na određen način i zbog čega ste im delegirali određeni zadatak.
Važno: prije nego što delegirate zadatak, odgovorite na ovih pet pitanja:
ŠTO treba učiniti?
TKO je odgovoran?
DO KADA treba završiti, odredite rokove?
KAKO! želite da zadatak bude obavljen?
ZAŠTO se zadatak obavlja?
Delegiranje ne završava u trenutku prenošenja zadatka i ovlasti. Zato je važno učiniti sljedeće korake nakon delegiranja.
Dajte pisani opis ako je moguće i ako odgovara situaciji. Veća je vjerojatnost da će zadatak biti obavljen ako zaposlenik ima pisani opis onoga što se traži od njega.
Nadgledajte u odgovarajućim vremenskim razmacima, povremeno provjerite kako zadaci napreduju. Što je zadatak važniji ili što ima više koraka, to ćete više trebati nadgledati.
Pružite pomoć zaposlenicima kada je trebaju i predviđajte probleme. Ako vaši zaposlenici naiđu na probleme, važno je da znaju kako želite da vam se jave da im možete pomoći. Razgovarajte sa zaposlenicima o problemima koji se mogu pojaviti i provjerite znaju li zaposlenici što učiniti u takvim okolnostima.
Obavijestite ostale zaposlenike tko obavlja određeni zadatak. Ovo je vrlo značajno, posebno kada od nekoga tražite da obavi zadatak koji je obično posao druge osobe.
Zahtijevajte potpun i kvalitetan posao. Kada zaposlenik obavi zadatak, provjerite je li dobro i potpuno odrađen. Ne dozvolite da posao bude napola obavljen jer bi to značilo da je u budućnosti dopustivo loše napraviti posao ili improvizirati.
Tko hoće nešto da učini, nađe način, tko neće ništa da učini, nađe opravdanje.
Autor: Ivica Kocman, business trainer
