Kod procesa delegiranja, vašem zaposleniku moraju biti jasne dvije stvari:

1. Što se točno od njega očekuje da radi; što je njegov posao i odgovornost.

2. Kako izgleda dobar učinak; kako izgleda kad je njegov posao dobro, a kako kada je loše obavljen.

Zašto je većini delegiranje jako težak zadatak?

Može biti mnogo uzroka, npr. nadređeni se nerado odriču svoje uloge; zaposleni nisu dovoljno dobro obučeni; zaposlenima se ne može vjerovati; na kraju je ipak nadređeni odgovoran; brže je kad se stvari samostalno obave; nadređeni rado sam obavlja posao. 

Delegiranje na početku predstavlja znatno ulaganje vremena koje je potrebno za davanje uputa i obrazovanje zaposlenika, tako da vlasnici/menadžeri moraju pokazati strpljenje pri delegiranju. No ako to dobro obavite, bit ćete nagrađeni s više vremena i zadovoljnijim zaposlenicima. 

Delegiramo zadatke koji se svakodnevno ponavljaju – rutinske zadaće, nevažne odluke – koje se često pojavljuju, zadaci koji nadređenom oduzimaju puno vremena i zadaci za koje su zaposleni više kvalificirani nego nadređeni. Nikada ne delegiramo pružanje pozitivnih i negativnih povratnih informacija zaposlenima, održavanje radnog «morala», područja povjerenja, razgovore o plaćama.

Pet konkretnih smjernica za uspješno delegiranje:

1. CILJ ZADATKA MORA BITI JASAN I POTPUN

Pitanje na koje sami morate naći odgovor je: ŠTO treba učiniti?
Ako niste sigurni, nađite pojašnjenje prije nego što počnete delegirati zadatak.

2. ODREDITE TKO JE ODGOVORAN ZA OBAVLJANJE ZADATKA

Pitanje na koje trebate odgovoriti je: TKO je odgovoran?
Ovo je pitanje osobito važno kada se zadatak delegira skupini ljudi ili onima koji su upravo završili smjenu i odlaze kući.

3. ODREDITE ROKOVE

Ovo je pitanje KADA zadatak treba biti napravljen.
Odredite rokove tako da budu realistični, a da istodobno predstavljaju izazov. Pitajte svoje zaposlenike što je moguće, mogu li zadatak odraditi u planiranom roku?

4. RECITE ZAPOSLENICIMA KAKO ŽELITE DA ZADATAK BUDE OBAVLJEN

Veliki izazov predstavlja reći KAKO želite da zadatak bude obavljen, a da ne kažete svojim zaposlenicima točno što učiniti.

Potaknite ih da preuzmu inicijativu jer će inače uvijek ovisiti o vama u svakoj fazi obavljanja zadataka. Istovremeno, uvjerite se da vaši zaposlenici imaju podršku koja im je potrebna da bi bili uspješni i sve potrebne resurse kao što su materijali, instrumenti, informacije i sl.

5. OBJASNITE ZAŠTO SE ZADATAK OBAVLJA

Pitanje na koje trebate znati odgovoriti je: ZAŠTO se zadatak obavlja?
Objasnite važnost zadatka ili kako on utječe na druge stvari. Najčešća i jedna od najvećih pogrešaka nadređenih je netransparentnost kod delegiranja. 

Kada se ne zna zašto se nešto radi, to izaziva veliku frustraciju i nezadovoljstvo kod zaposlenika i naravno poslije kod nadređenog jer nije zadovoljan rezultatima delegiranog zadatka. Ne dopustite da vaši zaposlenici ne znaju zašto rade nešto na određen način i zbog čega ste im delegirali određeni zadatak.