Financijske obveze koje dolaze s vođenjem stomatološke ordinacije mogu biti prilično velike. Čini se kao da sve što radite jest plaćanje računa svaki mjesec, a nikada vam ne ostane dovoljno za ulaganje u novu opremu ili nadogradnju ordinacije. Vaši režijski troškovi mnogo su veći nego što bi trebali biti zbog čega se osjećate pod stresom, frustriranima i jednostavno umornima.

Veliki režijski troškovi sputavaju mnoge ordinacije. Mogu vam pokušati pomoći smanjiti ove troškove kako biste konačno mogli ispuniti svoj puni potencijal. Jeste li spremni za početak? Evo mojih savjeta.

Razmislite o povećanju svojih naknada. Većina stomatologa s kojima radim nerado podiže svoje cijene. Boje se da će više cijene otjerati pacijente iz ordinacije pa iz godine u godinu ostaju iste. Ne shvaćaju koliko to zapravo šteti njihovoj ordinaciji.

Najbrži i najlakši način da povećate profit ordinacije i smanjite režijske troškove jest da povećate svoje naknade – zbog čega morate uspostaviti dosljedan raspored podizanja cijena koji je pošten i prema vama i prema vašim pacijentima. Znam da bi vas to moglo učiniti nervoznim, ali vjerujte mi, pacijenti očekuju da s vremena na vrijeme povećate svoje cijene. Kako ćete im inače moći pružiti vrhunsko iskustvo koje očekuju? Sve dok nudite iznimnu uslugu korisnicima i visokokvalitetnu skrb, neće im smetati mala poskupljenja.

Temeljite ta poskupljenja na činjenicama i obavijestite pacijente o promjenama. Počet ćete smanjivati udio režijskih troškova i konačno ćete moći ulagati u proizvode koji poboljšavaju učinkovitost ordinacije i poboljšavaju kvalitetu skrbi za pacijente.

Pokrenite parodontološki program u svojoj ordinaciji. Većina pacijenata pokazuje znakove parodontnih bolesti, ali malo je ordinacija koje nude interceptivnu parodontološku terapiju jer se boje negativnih reakcija koje ona može izazvati.

Odgovornost je doktora/higijeničara da pacijenta obavijesti o prisutnosti parodontne bolesti, kao i da ga educira o tom stanju i mogućnostima liječenja. Stoga, ako nemate program, sada je vrijeme da ga uvedete. Postoji nekoliko načina za to, ali predlažem da počnete od početka. To znači osposobljavanje osoblja na recepciji da pacijentima spomenu program prilikom prijave. Pacijenti bi trebali dobiti edukativne materijale i upitnik koji trebaju ispuniti dok čekaju svoj termin. Način na koji odgovaraju na pitanja dat će vam obilje informacija o svim simptomima koje pacijenti mogu imati i pomoći će vam u vođenju razgovora.

Kada ponudite interceptivnu parodontološku terapiju u svojoj ordinaciji, pacijentima osiguravate liječenje koje im je potrebno, a pri tome stvarate još jedan izvor prihoda koji će vam pomoći u ublažavanju troškova.

Usredotočite se na kontrolne preglede. Uspostavljanje sustava poziva na kontrolne preglede izvrstan je način da dovedete pacijente u ordinaciju i time naravno i povećate prihode. Odredite člana tima koji će kontaktirati određeni broj pacijenata dnevno koji dugo nisu bili na pregledu. Tako će se automatski povećati volumen posla, a režijski troškovi razmjerno smanjiti.

Nemojte se oslanjati na rano zakazane termine. Otkazivanja u posljednji čas ili nepojavljivanje na termine problem je za mnoge ordinacije. Ne samo da izazivaju rupe u rasporedu i dodatni stres nego i štete i  učinkovitosti. Iako nikada nećete eliminirati nedolaske na termine, implementacija hibridnog rasporeda mogla bi pomoći da ih se značajno smanji.

Kada pacijenti zakazuju termin u vašoj ordinaciji tjednima ili mjesecima unaprijed, nemaju pojma hoće li tada uistinu moći doći. Poslovne i obiteljske obveze mogu promijeniti prioritete, što znači da će pacijent možda morati otkazati taj termin u posljednji čas ili se uopće neće pojaviti.

Termini koji su zakazani puno unaprijed ostavljaju dojam da je raspored popunjen, a zapravo nije. To znači da pacijenti koji pokušavaju dobiti termin zbog aktualnog problema možda ne mogu doći na red tjednima, čak i mjesecima. To ih navodi da nazovu drugu ordinaciju, što će naštetiti vašem poslu i prihodima.

Zato predlažem implementaciju hibridnog sustava zakazivanja. Samo pacijentima za koje znate da su pouzdani i koji su se redovito pojavljivali na zakazane termine dajte termin puno unaprijed. Ostale pokušajte uvrstiti u raspored u bližoj budućnosti. Također je korisno označiti pacijente koji imaju tendenciju nedolazaka i nazvati ih nekoliko dana prije termina radi provjere. To će pomoći u smanjenju nedolaska i praznog hoda, a time i poslovnih gubitaka.

Dajte svojim zaposlenicima smjernice za kojima žude. Članovi vašeg tima ne čitaju misli, koliko god to bilo lijepo. Ako želite da vam pomognu smanjiti troškove kako bi vaša praksa mogla napredovati, morate im dati upute. Detaljni opisi poslova, odgovarajuća obuka i stalne povratne informacije sjajni su načini da vodite svoj tim. Imat će više povjerenja u svoje vještine i bolje razumjeti svoju ulogu, što će ih učiniti učinkovitijima.

Također predlažem da članovima tima mjerite učinkovitost i date im do znanja da je ispunjenje očekivanja jedini način na koji će zaraditi povišicu. Koliko god to bilo primamljivo, nemojte davati povišice samo tako. To samo šteti vašoj ordinaciji i vrtoglavo podiže režijske troškove.

Smanjenje režijskih troškova zahtijeva predanost vas i članova vašeg tima, ali svakako je ostvarivo uz dosljednu implementaciju jednostavnih savjeta za praksu.

Autor: Sally McKenzie