Iako nikad nećete moći potpuno spriječiti otkazivanja termina ili nedolaske, postoje koraci koje možete poduzeti kako biste ih značajno smanjili, kao i da biste olakšali popunjavanje nastalih rupa u rasporedu u posljednji čas. Ovi savjeti mogu vam pomoći da se produktivnost i prihodi povećavaju.

Potvrdite svaki termin

Vašim se pacijentima mnogo toga događa u životu, a posjet stomatologu obično nije na popisu prioriteta. Ako su zakazali termin prije nekoliko mjeseci, vjerojatno se neće sjećati. Zato ih morate podsjetiti. Predlažem da onaj tko se bavi organizacijom rasporeda u vašoj ordinaciji provjeri i potvrdi svaki termin dva dana unaprijed. 

To možete učiniti preko poruka, e-pošte ili telefonskih poziva, ovisno o tome što pacijent preferira. Da biste dodatno pojednostavili proceduru, podsjetnike možete automatizirati putem svog sustava komunikacije s pacijentima. Možete početi slati podsjetnike nekoliko tjedana ili čak nekoliko mjeseci unaprijed.

Pazite kad zakazujete termine previše unaprijed

Ako za svakog pacijenta zakažete kontrolni pregled šest mjeseci unaprijed, velike su šanse da se ne pojave – a to šteti učinkovitosti i prihodima ordinacije. To također daje iluziju da je vaš raspored pun, iako zapravo nije.

Zato predlažem uvođenje sustava hibridnog planiranja. Nastavite zakazivati svoje pouzdane pacijente ako treba i šest mjeseci unaprijed, a ostale što bliže njihovu željenom terminu. Tako će više pacijenata doći u zakazano vrijeme.

Kontaktirajte pacijenta koji se ne pojavi

Neka osoba zadužena za organiziranje rasporeda provjeri je li s pacijentom koji se nije pojavio sve u redu. Nakon što potvrdi da je u redu i da je jednostavno zaboravio na termin ili ga je spriječilo nešto drugo, ponudite mu novi termin u vrijeme koje je pogodnije.

Ali nemojte se zaustaviti na tome. Iskoristite ove pozive kao priliku za edukaciju. Podsjetite pacijente na važnost održavanja oralnog zdravlja i kako im odaziv na stomatološke preglede može pomoći u tome.
Pazite na detalje. Kada pacijenti zakazuju termin, nemojte im ga samo zapisati na karticu i poslati ih kući. Umjesto toga, prođite kroz detalje planiranog posjeta. 

Potvrdite naglas dan i vrijeme i obavijestite ga o predviđenom trajanju. To će pomoći da se pacijentu termin ureže u pamćenje. Obavezno mu naglasite i pravila u slučaju otkazivanja termina. Zamolite pacijente da nazovu najmanje dva dana unaprijed ako trebaju otkazati.

Napravite popis pacijenata koji vam mogu pomoći popuniti rupe

Uvijek postoje pacijenti koji bi željeli termin prije nego što im je zakazano. Držite popis tih pacijenata pri ruci i posegnite za njima kada imate rupu u terminima. Također je dobro pitati pacijente jesu li fleksibilni oko termina. Ako jesu, dodajte ih i na ovaj popis. Tako ćete mnogo jednostavnije pronaći zamjenu, bez dodatnog stresa pri odluci komu se obratiti.

Označite nepouzdane pacijente

To su pacijenti koje ne volite vidjeti na rasporedu. Čini se da uvijek otkazuju u posljednji čas ili se jednostavno ne pojavljuju. Označite te pacijente i pustite ih da sami odabiru termine. 

Oni će imati bolju predodžbu o svom rasporedu i bit će bolje pripremljeni da svoj termin održe u svom užurbanom danu.

Ne puštajte pacijente da čekaju

Mnogi se pacijenti ne pojavljuju samo zato što smatraju da nemaju vremena – posebno ako znaju da će sjediti u vašoj čekaonici 30 do 40 minuta prije nego što njihov termin uopće počne. Ako je vaš raspored racionaliziran i dani isplanirani tako da osiguravaju maksimalnu produktivnost, a ne samo da vas čine zaposlenima, manja je vjerojatnost da će dugo čekanje pacijenata biti problem.

Naglasite im vrijednost pružene usluge

To znači informiranje prije, za vrijeme i nakon termina. Postavite brošure na recepciju, stavite video na divovski TV ekran u svojoj čekaonici i objesite na zidove fotografije prije i poslije zahvata koje ilustriraju vašu vještinu. 

Educirajte pacijente

Fotografijama i videozapisima i budite u kontaktu nakon njihova dolaska s edukativnim newsletterima. Sve to pomoći će pacijentima da vide vrijednost onoga što radite, povećavajući vjerojatnost da će se pojaviti.

Otkazani termini smanjuju vašu učinkovitost. Slijedite ove savjete da biste umanjili štetu koju uzrokuju, u konačnici povećavajući produktivnost i prihode.