Poduzmite ovih nekoliko koraka i osigurajte da vaš sljedeći sastanak bude prvi od mnogih sjajnih sastanaka koji dolaze. Image: Freepik.com

Nekoliko koraka do učinkovitog sastanka osoblja

Mnogi stomatolozi gledaju na sastanke osoblja kao beznadni gubitak vremena u kojem pati rad ordinacije. Svrha sastanaka je da budu učinkoviti razmjenom informacija cijelog tima, kao i da omoguće priliku za rješavanje eventualnih problema u poslovanju. Međutim, bezbroj stvari mogu okrenuti takav sastanak u potpunu katastrofu, uključujući nedostatak učinkovitog dnevnog reda, nedostatak osnovnih pravila ponašanja, sukob osobnosti zaposlenih i još mnogo toga.

Poduzmite ovih nekoliko koraka i osigurajte da vaš sljedeći sastanak bude prvi od mnogih sjajnih sastanaka koji dolaze.

#1 Uspostavite dnevni red

Prečesto se događa da se sastanci ometaju jer ne postoji kodeks ponašanja i sastanci se pretvore u slobodni razgovor svih prisutnih. Međutim, tu trebate biti jako oprezni zbog različitih osobnosti zaposlenih. Imate dominantne osobe koje apsolutno moraju odmah izraziti svoje mišljenje i promatrače koji ne mogu doći do riječi, tako da se oni jednostavno isključe do poslije sastanka kada tek počnu izražavati svoje mišljenje i komentare. Tu postoje i oni koji pričaju sa strane, došaptavaju se, postoje i oni koji obavljaju dodatne radnje kao provjeru e-maila ili Facebook profila preko telefona, i tako dalje. Sa svojim timom utvrdite temeljna pravila sastanka.

Na primjer:

  • Sastanci počinju i završavaju u određeno vrijeme
  • Točke dnevnog reda određene su za jednu stavku po redoslijedu
  • Svi dolaze na sastanak pripremljeni i na vrijeme
  • Mišljenja i gledišta pristojno izražavaju svi prisutni
  • Govori jedna po jedna osoba
  • Svi slušaju s poštovanjem
  • Mobiteli i laptopi su isključeni
  • Slobodno se iznose sve relevantne informacije
  • Pitanja su dobrodošla kako bi se bolje razumjeli stavovi i gledišta
  • Kada je potrebno, objasniti razlog svog mišljenja
  • Neslaganje i različitosti dobrodošli su kao prilika da se nauči više o spornom pitanju i s više informacija donese odluka
  • Zabilješke sa sastanka šalju se u roku tjedan dana od sastanka.

# 2 – Održite fokus grupe

Podijelite plan dnevnog reda par dana prije sastanka kako bi svatko imao priliku adekvatno se pripremiti. Napravite raspored dnevnog reda tako da najvažnije stavke budu na početku. Odredite trajanje rasprave za svaku stavku/temu. Ako tema zahtijeva dodatno vrijeme, pitajte grupu želi li produžiti raspravu ili je odgoditi do idućeg sastanka.

#3 – Kontrolirajte sastanak

Ne dopustite dominantnim osobama da preuzmu sastanak i sve ostale ušutkaju.  Započnite s osobom lijevo ili desno od dominante osobe, idite od osobe do osobe i svakoga upitajte da podijeli svoje mišljenje i stav.

# 4 – Budite od pomoći

Odredite voditelja (ne liječnika) za svaki sastanak osoblja. Ova osoba održava sastanak na nivou i poziva ljude po redoslijedu kako su podigli ruke. Voditelj uljudno provodi temeljna pravila. On nadzire vrijeme kako bi svaka predložena tema dobila dovoljno vremena za raspravu. Ako dođe do bitnih pitanja koja nisu na rasporedu sastanka, ona se stavljaju sa strane na “listu čekanja”.

Tijekom rasprave, prirodno je da se pojave bitna pitanja i dobre ideje koje zahtijevaju daljnje istraživanje.  Ove stavke su izvješene na zidu u “listi čekanja”. To svima pomaže da ostanu fokusirani na trenutnu raspravu, a ne samo na njima omiljenu temu. Svi zaposleni znaju da će se to pitanje pojaviti na rasporedu ili biti na dnevnom redu za sljedeći sastanak.

# 5 – Identificirajte i istaknite aktivnosti

Na kraju svakog sastanka potvrdite popis aktivnosti, tko je odgovoran za koji zadatak i je li im  potrebna pomoć od bilo koga drugog kako bi dovršili taj zadatak. Ponovite utvrđene rokove.

Uz malo planiranja i priprema, sastanci mogu biti vrlo učinkoviti za razmjenu informacija i rješavanje problema. To je pitanje prakse i predanosti.

 

Autor: Sally McKenzie

Plaćeni oglas
Plaćeni oglas
Plaćeni oglas

Kontakt

O nama

Dental Media Grupa d.o.o. specijalizirana je marketinška agencija u dentalnoj djelatnosti s jasnom vizijom pružanja kvalitetne i potpune usluge krajem korisniku.
Od 2007. godine nosioci smo franšize vodećeg svjetskog stručnog časopisa Dental Tribune International za Hrvatsku.

Mi smo tu radi vas.

Prijava za newsletter

* označena polja su obavezna