Ako vaša ordinacija ima teškoća, možda je vrijeme da preispitate svoj sustav praćenja pacijenata i dogovaranja kontrolnih pregleda. Mnoge ordinacije s financijskim teškoćama nemaju dobro organiziran sustav praćenja pacijenata. Važno je razumjeti mnoge prednosti koje može pružiti fokusiranje upravo na kontrolne preglede i ne zanemarivati ovaj sustav koji generira novac, osigurava zadržavanje pacijenata i povećava produktivnost.

Uspostavljanje sustava praćenja pacijenata izvest će vas pravi put. Zadužite djelatnika koji će biti odgovoran za kontaktiranje određenog broja pacijenata i zakazivanje kontrolnih pregleda svaki dan i primijetit ćete puno pozitivnih promjena koje će pomoći vašoj ordinaciji da napreduje, tako da konačno možete početi ispunjavati svoj puni potencijal i razvijati svoj posao.

Još uvijek ne vjerujete da je ključ uspjeha u pametnom sustavu praćenja pacijenata? Dopustite mi da vas uvjerim:

Produktivnost i prihodi ordinacija će rasti. Nakon što se počnete fokusirati na kontrolne preglede, neaktivni pacijenti koji prije nisu doprinosili tomu da vaša ordinacija napreduje, sada će dolaziti na redovite preglede i povjeravati skrb za njihovo stomatološko zdravlje. Dok dolaze na rutinske preglede, imat ćete priliku dijagnosticirati sve njihove probleme i prezentirati im planove liječenja za rješavanje tih problema. Budući da ste im pružili edukaciju koja im je bila potrebna da uvide vrijednost u stomatološke skrbi, veća je vjerojatnost da će prihvatiti liječenje koji preporučujete — a to će povećati vašu produktivnost i, u konačnici, vaše prihode.

Više pacijenata ostat će vam vjerno. Kada vaš pravilno obučeni koordinator za pacijente odvoji vrijeme da dopre do pacijenata i educira ih o važnosti održavanja oralnog zdravlja, vidjet ćete da će se više pacijenata početi vraćati u vašu ordinaciju. Postotak pacijenata koji se vraćaju konačno će dosegnuti referentnu vrijednost od 85 do 95 posto dajući vam solidnu bazu stalnih pacijenata.

Više pacijenata će preporučiti vašu ordinaciju. Ako se usredotočite na kontaktiranje i edukaciju pacijenata koji nisu dugo bili na pregledu, ne samo da će vjerojatnije zakazati termin nego će i vjerojatnije da će vašu ordinaciju preporučiti obitelji i prijateljima. Osjećat će se povezanije s vašom ordinacijom i znat će da vam je stvarno stalo da im pomognete da postignu optimalno zdravlje. Ako im pružite iznimno iskustvo tijekom njihovih posjeta, htjet će vas pohvaliti — što naravno povećava broj novih pacijenata, povećava produktivnost i prihod ordinacije.

Radni moral tima će se poboljšati. Kada ordinacija ima problema, to može utjecati i na članove tima. Stvari poput otkazivanja u posljednjem trenutku i nedolaska, koji su znak neispravnog sustava naručivanja, dodaju dodatni stres njihovu danu, što im može otežati usredotočenje na pružanje vrhunske usluge pacijentima. Nakon što više pacijenata dolazi i prihvaća liječenje, članovi tima rado dolaze na posao svaki dan. Osjećaju da čine više kako bi pomogli u napredovanju ordinacije, što im daje veće zadovoljstvo poslom. To također pomaže da članovi tima budu lojalni vašoj ordinaciji čime se smanjuju fluktuacije.

Uočit ćete značajno smanjenje neiskorištenih termina. Kada popravite svoj sustav naručivanja pacijenata, imat ćete manje otkazanih termina i time smanjiti stres i novčane gubitke koji oni donose.

Mnoge se ordinacije oslanjaju na termine koji su zakazani mjesecima unaprijed, ali to više nije učinkovit način zakazivanja. Pacijenti često zaborave da su zakazali termin ili im iskrsne nešto drugo, što rezultira otkazivanje ili još gore – nedolaskom. Mučit ćete se da nađete zamjenu, a ako to ne uspije, narušavate proizvodne ciljeve tog dana. Zato predlažem razvoj hibridnog sustava.

Ne trebate u potpunosti odustati od ranog zakazivanja termina. Ali to radite samo s pacijentima koji su se u prošlosti pojavljivali na svojim terminima ili koji barem otkažu dovoljno ranije. Označite one pacijente koji su poznati po nedolascima i recite im da ćete ih kontaktirati prije termina radi provjere. Vidjet ćete da će se i ovi pacijenti početi pojavljivati ​​na svojim terminima čime se smanjuje razina stresa u vašoj ordinaciji i kaos koji uzrokuju otkazani termini.

Dolazak jednog novog pacijenta košta pet puta više nego zadržavanje onih koje već imate. Samo to bi vam trebalo dati dovoljno motivacije da uspostavljenje sustava praćenja bude prioritet u vašoj ordinaciji. Što vam treba više? Kada se posvetite kontrolnim pregledima, povećat ćete učinkovitost, broj preporuka i podići moral tima. Otkazani termini više neće redovito pustošiti vaš dan, a vaša ordinacija zaista će početi napredovati.

Najbolji način da se sve to dogodi jest angažirati koordinatora za pacijente kojeg ćete educirati i dati mu alate koji su potrebni za uspjeh. Iskoristit ćete mnoge prednosti ovakvog načina rada i konačno ispuniti svoj puni potencijal.

Jeste li spremni za početak? Drago mi je što vam mogu pomoći da ostvarite svoje potencijale.

Autor: Sally McKenzie