1.Naznačite vrijednost

Pri svakom posjetu pacijentima naglasite vrijednost skrbi i točno navedite u pisanom obliku koje usluge i proizvode vi i vaš tim nudite. Imajte na umu, baš kao i maloprodajni kupci koji kupuju robu i usluge, pacijenti također troše novac za liječenje zuba iako dosta opreznije u današnja vremena. Ali, baš kao što je hrana, plin i odjeća, oralno zdravlje je nužnost, a ne luksuz.

2. Pomicanje kaznene politike i procedure

Stvaraju li vaše ”rutinske navike” prepreke za nove pacijente? Još uvijek postoje mnoge ordinacije koje ne odgovaraju na telefonski poziv tijekom pauze. Ponekada je to jedini trenutak kada pacijenti imaju vremena za obavljanje osobnih stvari, a onda ne mogu niti zakazati pregled. Novi pacijenti žele odmah razgovarati sa stvarnom osobom, oni ne žele ostaviti poruku. Rasporedite se tako da i u vrijeme pauze netko bude pokraj telefona.

3. Neka vaša ordinacija ima prijateljske i pristupačne cijene

Probajte imati realne cijene za svaku uslugu u vašoj ordinaciji. Proučite cijene drugih ordinacija u vašem području kao i prosječne prihode svojih pacijenata. Temeljite svoj cjenik usluga prema kvaliteti svog rada i svog tima. Koristite prodajnu filozofiju. Pacijenti će bolje prihvatiti cijene usluga koje završavaju s –,99 kuna ( 699,99). Osigurajte im plaćanje na rate.

4. Zapošljavanje? Osigurajte uspjeh novom zaposleniku.

Ažurirajte ili napišite opis poslova i prilagodite ga za privlačenje zaposlenika koji vam je potreban. To je ključni alat u procesu zapošljavanja. Pojašnjava koje vještine treba imati podnositelj zahtjeva, objašnjava koje će dužnosti obavljati, a to znači da ćete imati jasan cilj kada budete proučavali svakog pojedinačnog kandidata. Ako znate što točno tražite, neće se zadovoljiti samo s ”dovoljno dobrim”.

Da bi se osigurao uspjeh zaposlenika nakon zapošljavanja, osigurajte neki oblik kadrovskog priručnika koji navodi kodeks ponašanja unutar ordinacije, dress code, pravila u vezi kašnjenja, prekovremenih sati, bolovanje, politiku i procedure ordinacije. Svi zaposlenici imaju pravo znati pravila igre i što bi trebali učiniti kako bi se i dalje igrali. Dajte im smjer i konstruktivne povratne informacije, pogotovo za nove zaposlenike. Vaš tim će uživati daleko veći uspjeh ako im često dajete povratne informacije.

5. Scenarij vašeg uspjeha

Scenarij vam osigurava da će, kada govorimo o svakodnevnoj komunikaciji sa pacijentima, svaka osoba u timu prenijeti istu poruku. Kada novi pacijenti nazovu ordinaciju, scenarij osigurava da bez obzira tko odgovori na poziv, prikupi sve potrebne informacije od pacijenta. Scenarij – skripta omogućuje osoblju vaše ordinacije da dosljedno pojačaju vrijednost posjete svakog pacijenta.

Skripte su od velike pomoći kada se raspravlja o pitanjima koja se tiču novca. Kada je riječ o prihodima, skripta omogućuje čak i jako povučenim osobama da učinkovito zatraže naplatu potraživanja od pacijenta. One omogućuju osoblju da se stručno obrate pacijentima po pitanju osiguranja, a sa dobro pripremljenim skriptama o osiguranju, lakše ćete objasniti pacijentu o ograničenjima osiguranja. Bez edukacije, pacijenti rijetko shvaćaju da, iako su se standardi stomatoloških usluga dramatično poboljšali u posljednjih 25 godina, pokrivenost dentalnog osiguranja ostaje nepromijenjena. Ipak, s detaljno napisanim skriptama, financijski koordinator ordinacije može sjesti s pacijentom i provjeriti što je pokriveno u njegovom dentalnom planu osiguranja.

6. Sastanci – najava za uspjeh

Svaki sastanak osoblja mora imati program koji uključuje standardne stavke s kojima se ordinacija redovno susreće. Jedna osoba – ne doktor – treba biti odgovorna za distribuciju dnevnog reda. Objavite ga na vidljivo mjesto gdje će ga svi vidjeti i gdje mogu dodati stvari koje se pojave tokom mjeseca. Pitanja koja se redovno ponavljaju, a zahtijevaju više uključenih u raspravu, trebaju biti na programu svaki mjesec. Na prvom mjestu trebaju biti najkritičniji problemi

7. Dopisivanje održava raspored popunjenim

Ako vaša ordinacija ima veliki broj zaposlenih, najvjerojatnije velika većina njih komunicira isključivo putem e-maila ili SMS-a. Što više, većina ljudi svoj raspored ima na kompjuteru ili na svojim pametnim telefonima. U tom slučaju će odmah znati da li su slobodni u traženo vrijeme i na taj način se svi mogu prilagoditi traženim terminima jako brzo. Koristite SMS i da biste podsjetili svoje pacijente na zakazani pregled, potvrdili termin i u trenu popunili praznine.

Autor: Sally McKenzie