Autor: Sally Mckenzie

Većina doktora dentalne medicine ima velika očekivanja kada u ordinaciji zapošljava menadžera, pogotovo ako su unaprijedili jednog od svojih vrijednih i odanih zaposlenika. Jer, sada kada imaju voditelja ordinacije, napokon će i marketing biti odrađen, termini će biti pravilno raspoređeni i usklađeni, a kadrovska pitanja će magično nestati. To zvuči predobro da bi bilo istinito. E pa, doktore, to je upravo tako.

Što je točno potrebno da bi osoba postala učinkovitim voditeljem ordinacije?

Uspješan voditelj ureda mora imati određene vještine i temperament koji je potpuno drugačiji od bilo kojeg drugog položaja u ordinaciji. Samo zato što se član tima više isticao kao dio poslovnog tima, ne znači da je ista osoba osposobljena da rukovodi dodatnim odgovornostima koje dolaze s pozicijom voditelja ordinacije. Pa čak ako osoba koju promičete ima potrebne vještine i temperament, ovaj ključni član tima će se osjećati izgubljeno ako mu ne opišete vaša očekivanja u obliku detaljnog opisa posla i ako mu ne pružite potrebnu obuku za posao.

Ovo je popis 5 stvari koje bi svaki voditelj trebao znati:

1.Kako biti vođa?

Kao vaš glavni operativni direktor, vaš voditelj mora biti vođa. Za neke to je prirodno, dok se drugi mogu učiti vještinama vodstva kroz obuku i obrazovanje. Vaš voditelj ureda trebao bi biti sposoban za suočavanje s teškim izaovima koji se mogu pojaviti u ordinaciji,  i ne bi se trebao bojati disciplinirati ostale članove tima kada je to potrebno.

Zapamtite, vaš voditelj ordinacije prva je kontaktna točka  za pacijente i članove ordinacije kada se pojave problemi. Ako se on ili ona ne osjeća ugodno s tim ili jednostavno nije dobar u rješavanju nastalih izazova, samo će dovesti do još više problema u ordinaciji.

2. Kako raditi s brojevima?

Vaš voditelj ordinacije mora znati raditi s brojevima i u vezi s tim osjećati se ugodno. Voditelj je odgovoran za nadgledanje prihoda ordinacije, za pristup i razumijevanje različitih izvješća ordinacije, kao i za upravljanje svim poslovnim mjerilima ordinacije. To nije posao za nekoga tko se preznojava već pri samom spomenu prihoda i rashoda, bez obzira na to koliko dugo su on ili ona radili u ordinaciji.

3. Kako biti naočit ali i učinkovit?

Voditelj ordinacije ne samo da treba znati raditi s brojevima na dnevnoj bazi, ovaj član tima također treba znati rukovoditi ljudskim resursima. To znači da je voditelj ordinacije zadužen za zapošljavanje, otpuštanje, ocjenjivanje učinkovitosti, za rasporede i termine, za pritužbe, povišice, pregled platnih listi, politiku zaposlenika i za timske sastanke. Da, to je poprilično duga lista dužnosti, i ako se vaš voditelj ordinacije ne osjeća ugodno u svim navedenim situacijama, mogu vam garantirati da će to utjecati na moral tima i vašu će ordinaciju stajati novca.

Trebate voditelja ordinacije koji zna raditi s brojevima i s ljudima i koji pokazuje dobru ravnotežu između svojih misli i osjećaja u svom osobnom temperamentu. Zašto je to važno? Ako vaš voditelj ima visoke ocjene na skali „razmišljanja“, on ili ona mogu biti vrlo orijentirani na izvršenje zadatka i vjerojatno će ispasti zahtjevni i nefleksibilni prema ostatku tima. Ali ako voditelj ordinacije ima visoke ocjene na skali „osjećaja“, takva osoba će teško držati osoblje odgovornima i održavati politiku ordinacije.  Bilo koji scenarij neće učiniti ništa drugo osim stvoriti poteškoće za vašu ordinaciju.

4. Kako se nositi s pritiskom?

Vaš voditelj ordinacije svakodnevno će se izdvajati u više smjerova, te će morati žonglirati kroz različite zadatke. Na toj poziciji ne želite nekoga tko se lako zbuni ili postane razdražljiv kada se stvari uskomešaju. To može biti stresan posao, a ne može se svatko nositi s dnevnim pritiscima. Budite sigurni da za tu poziciju nađete nekoga tko to može.

5. Očekivanja doktora dentalne medicine.

Pružanje detaljnog opisa posla koji ocrtava vaša očekivanja jeste ključ uspjeha vašeg voditelja ureda. Ne možete očekivati od vašeg voditelja da vam čita misli, iako bi to bilo zgodno. Izrada detaljnog opisa posla će eliminirati eventualne zabune ili nedoumice o samom poslu, svima štedeći vrijeme ali i frustraciju.